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幹事の仕事と進行方法〜宴会やパーティの開き方〜

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幹事のやり方

幹事をしたことありますか?

会社の飲み会や仲間との集まりに始まって、歓送迎会、結婚式の二次会など幹事をやらなきゃいけなくなる機会は意外と多いです。しかし実幹事をやりがたるような人はあまりいない、というのが実際のところだと思います。

しかし、僕は幹事は楽しい役割だと思っています。

幹事は楽しいものである

幹事は事前の準備や調整、会場での気配りなどいろいろと大変ではありますが、幹事には大変さだけではなくメリットもいろいろと有るのです。

例えば、主催した集まりが終わったあとにみんなから「楽しかった」と感謝された時に得られるような特別な満足感は幹事をやった人でないと得られません

僕は今までいろいろな集まりの幹事を経験してきました。小規模なサークルの飲み会はもちろんですが、大規模なものだと100人を超すようなパーティを開催したこともあります。

幹事は慣れてしまえばそれほど大変なことではありません。小規模だろうが大規模だろうがやることはそんなに変わるわけでもありません。要するに、やらず嫌いの問題と、慣れの問題だけなのです。

ひたすら幹事をやってきた僕から言わしてもらえば「幹事は大変そう」「幹事は面倒そう」などのイメージや「やったことがない」などを理由に幹事をやらないのは大変もったいないと思うのです。

確かに幹事は、集まりの責任者ですから不手際や粗相が無いようにとそれなりに気を遣うものですし、集まりの成功も失敗も幹事次第なところがありますから幹事が敬遠されるというのもわからないでもないですが、機会があれば積極的に手を挙げてみれば良いのにと思うこともすくなくありません。

また、本人が望む望まないに関わらずで、どうしても幹事をやらなければいけないこともあります。例えば大切な友達や同僚の結婚式の二次会や送別会など、自分が発起人にならなければいけない場面もあるわけですから、幹事をやる機会があれば、逃げずに一度は経験しておいた方が良いと思います。

そこで飲み会やパーティーで幹事をする方の参考になればと、僕が今まで幹事を何度となく執り行ってきた中で得た幹事の基本的な仕事と進行方法をまとめておこうと思います。

幹事が当日までにやるべきこと

幹事がイベント開催日までにやるべき基本的な仕事は下記のようになります。

● 理由のある集まりを企画する
● 集めたい人を考える
● 都合の良い場所と時期を考える
● 会場の選定
● その他の参加者への連絡
● 店の予約
● 全員への連絡

理由のある集まりを企画する

まずは集まりを企画します。最初に必要なのは集まりの理由を明確にすることです。

● どのような集まりにしたいのか?
● 何のための集まりなのか?

例えば「誰かの送別会」や「出産や結婚のお祝い」などは大義名分的なよくある理由になります。

集まりを企画する理由が。単純に「仲間と飲んで騒ぎたい」だけでも構いませんが、それが許されるのはすごく親しい友だちだけです。それほど気安くない人にも声を掛ける際には大義名分となる明確なテーマがあった方が声をかけやすく人も集まりやすくなります

理由がなければ人は集まらない

なぜなら参加者はテーマがあることでそれを理由に参加するしないを決められるようになるからです。理由がなければ答えも曖昧になり結局は参加率が悪くなってしまいます。理由がなければ人は動かないものなのです。

例えば僕のような子育世代だと独身時代のように飲み会に自由に参加できるわけではありません。参加するにはいちいち奥さんにお伺いを立てないといけません。参加したい意思を奥さんに示し、その理由を語るのに大義名分となる理由の有無が非常に重要になってくるのは言うまでもありません。

逆に参加の許可を与える立場で考えても、理由が何であれ明確な理由があれば、それを理由に許可する切っ掛けとなるのです。

集めたい人を考える

集まりを開催するにあたって誰を呼ぶのかを決めるのは幹事の裁量です。

まずは、誰に来てもらいたいかを明確にします。その集まりに欠かせない主要な人物が誰であるかを考え、それらの人が参加できるようなスケジュールで調整をおこないます。極端な話、結婚のお祝いをしたいのに、その結婚した二人のスケジュールを無視して日程は決められません。

主要メンバーを押さえる

結婚のお祝いのように主人公がはっきりとしていないような単純な集まりでも、主要な参加者の絞り込みは必要です。

何故なら集まりの質は参加者によって左右されるからです。主要なメンツを押さえておけば他の人を誘う際にも誘いやすくなります。よくあるパターンtおして何かに誘った時に「他に誰が来るの?」という質問をされることがあると思いますが、主要なメンツを押さえておけば、前向きに参加を検討する人が増えるのです。

なので集まりを企画する際にはまず最初に必ず呼びたい人や呼ばなければいけない人たちへ日程の相談をします。できるだけ早い段階で相談をして話をまとめておけば主要な人物が欠けるというリスクが減らせます。

あわよくば主要メンバーと一緒に集まりを計画するくらいのノリがあれば非常に心強いです。そうなれば鬼に金棒状態で大成功の集まりになる可能性が高くなるのです。

都合の良い場所と時期を考える

企画が決まっても日程が決まらないと前に進まないので主要参加者の都合の良い日程でスケジュールを確定させてしまいます。

効率の良い日程の決め方

効率の良い決め方の基本はまずはおおまかな時期を設定します。秋頃とか10月ごろなど、ザックリとした予定で構いません。

主要な参加者と日程と場所について相談しながら決めます。主要な参加者の予定を確認して問題がなければ、候補日程をいくつか指定して都合の良い日を絞り込んでいきます。

全員の予定がうまく空いているようであればその日程で決めてしまえばよいわけですが、大抵の場合は誰かは都合悪かったりします。そんな時には既に入っている予定の内容を調整できないか相談してなるべく多くの人が参加できる日程で調整を行います。

どうしても予定が調整できない場合は時期を変えて予定を組み直すか都合が悪い人には泣いてもらうしかありません。その代わりまたの予定の時にはその人の都合を優先してあげれば良いでしょう。

会場の選定

お店の予約の必要はまだありませんが、予算や参加者を考慮しつつ候補を絞り込むようにします。

会場やお店選びで考えるべきポイントは以下の通りです。

● テーマに則した場所か?
● 予算に問題は無いか?
● アクセスしやすい場所か?

テーマに則した場所か?

ざっくばらんな集まりなのにフォーマルな場所を設定してはいけません。逆にフォーマルな集まりなのにガヤガヤうるさい場所も良くありません。

場所選びの基本として集まりの趣旨と面子に応じた場所の設定をするのが望ましいです。

予算に問題は無いか?

集まりの種類や年齢層に応じて予算はかなり変わります。例えば、年配者の場合は金額よりも内容を重要視する人が多いでしょうし、若者の場合は、安ければ安い方が良いと考える人が多いと思われます。

考えればキリがないわけですが、僕の場合はいずれの場合も5,000円を超えない程度を目安にしています。そのあたりであれば、極端に高いわけでもないですし、料理なども極端に安っぽいものが出てこなくなり、幅広い年齢でほぼ問題がなくなる内容になると思います。

また、5,000円くらいの予算の店になると、どの店も似たり寄ったりのお店になります。違いは料理のジャンルくらいで、全体的には特に大きな違いは無い場合が多いです。特にチェーン居酒屋などであればどこを選んでも同じなのでお店選びに頭を悩ます必要がありません。

グルメの会などのように場所選びに重きが置かれる集まりなどを除けば、よっぽど酷いお店でなく、ある程度のレベルに達していればどこでも良いのです。

アクセスしやすい場所か?

参加者みんながアクセスしやすい場所から選定するのが基本です。東京であれば、新宿や池袋、渋谷、銀座あたりなど人が集まりやすい場所を中心に考えます。

ポイントとしてはそれらの大きな街を避けて隣の駅を選ぶことです。新宿を例に挙げると、隣の代々木や大久保、高田馬場あたりを選択した方が人も少なくお店も選びやすくなります。

なので、僕が場所を設定する場合は、新宿や渋谷、六本木などアクセスしやすい場所を基本に考えて、その周辺の繁華街を選びます。例えば、高田馬場や、恵比寿、麻布十番あたりを選択することが多いです。

その他の参加者への連絡

日程と場所がほぼほぼ決定したらその他の参加者への連絡を始めます。集まりの目的と日程と時間、大まかな予算などを連絡して仮の出欠の確認を募ります。とりあえず絶対に来られない人を把握するための作業ですから、この時点での返事は来られる人でも「行けそうかな」くらいの返事をもらうだけで構いません。

基本となりますが、返答までの期限を付けないと連絡率が悪くなるので必ず期限を切りましょう

こうすることでだいたいの参加人数が把握できるようになります。

幹事としては全員の参加を目指したいところですが必ず参加できない人や連絡が無い人が出てきます。しかし日程をズラしたところで同じような結果になるので、この段階での日程変更はしないものとして考えます。あくまで日程は決定したものとして、来られないような人は「今回は残念!またよろしくね!」ということで切り捨ててしまうのです。

店の予約

日程とだいたいの参加人数も決定したら、いよいよお店の予約です。

お店の予約はなるべく早めにするのが鉄則です。最低でも一ヶ月前には予約を取るようにしましょう。曜日や時間、時期にもよりますが一ヶ月を切ると一気にお店選びが難しくなってきます。

少人数の場合や日程を決めてから予約する流れで問題ありませんが、大人数の場合は日程を決定する前にお店側に相談してお店にとっても都合の良さそうな日程を確認してから決定するという流れにした方が滞りなく進行できる場合もあります。

また年末年始や歓送迎会の多い春などは二ヶ月前の予約でも間に合わないこともあるので、たとえ少人数でも余裕を持った段取りが必要です。

全員への連絡

お店の予約が完了したら参加予定者全員への連絡をします。

この時点で確定的な出欠確認の返事を募ります。
前の段階で参加確認をある程度しているので参加出来ない場合だけ返事をもらうようにしても良いかもしれません。ここでも期日を切るのを忘れずに。

幹事から参加者に伝えるべき事項

● 集まりの趣旨(テーマ)
● 日時
● 場所
● 予算
● 服装について

参加者に概要を伝える際にはお店のWEBサイトなどの情報があれば載せておくと良いでしょう。出席できなくなった場合や参加者が増えそうな場合は「◯日前までにこちらに連絡下さい」などの連絡事項もあると良いでしょう。

開催までのトラブル対応

日程も決まり、お店も決めて、参加者も決まったらあとは開催日を待つだけです。

しかし開催までの間にいろいろなトラブルが発生するものです。幹事はそのトラブルを処理する必要があります。

参加人数の変動

急な用事や体調不良など予期せぬ事態で参加予定の人が欠席になることがあります。逆に「友人も誘いたいんだけど良いかな?」などで参加者が増えてしまうこともあります。

幹事としてはイライラしてしまう要素ではありますが、多くの人を誘うパーティなどは、直前や当日断ってくる人、連絡もなく来ない人も少なからず居ますから、普通のこととして考えておく必要があります。

人にはそれぞれ都合があることを理解してイライラしたり相手を責めたりしないようにしましょう。人数の増減は必ずあることとして受け入れることが大切です。

当日ギリギリとかでないかぎりはお店側に逐一連絡すれば人数の変更は大抵の場合は受け入れて貰えます。仮に当日だったとしてもお店全体で考えれば予約者の人数の増減は日常なので、数人の変動であれば臨機に対応してもらえる場合がほとんどかなので、人数が減ることに対してはそれほど心配は必要ないと思います。もちろんお店側にも料理の準備などの都合がありますから当日の変動はなるべく避けて早めの連絡をするということは徹底したいところです。

人数が増えそうな時もお店に確認することが重要ですが人数が減るのとは違い人数が増える時にはお店側が受け入れられないこともあります。というのも大抵の場合は、席数で予約を入れていきますから、人数が増えると席を確保できなくなってしまうという問題があるからです。そう言った場合は席を詰めて座るなど客の側がお店に配慮することで受け入れられたりもします。

遅刻の問題

待ち合わせ場所に約束の時間通りに来る人がほとんどだと思いますが中には遅れる人もいます。幹事としてはお店の予約時間との兼ね合いから大幅な遅刻はかなりストレスに感じる部分なのでなるべく開始時刻には全員揃っていて欲しいものですが、うまくいかないことの一つです。

遅刻への対応策としては

● 10分程度の遅刻を折り込んだ時刻での待ち合わせ時間にする。
● 遅れたら待てないので時間厳守ということを伝えておき実際に時間厳守で行動する。

ということが大切です。

基本的に遅れてくるような人は最初の乾杯が出来なくても、自分の気に入った席に座れなくても良いと考えていますから、待たずに進行しても問題ありません。

開催日当日の幹事の仕事

幹事は遅刻厳禁

開催日当日は幹事が最も忙しい日になりますが最も輝く日でもあり、きちんとこなせば幹事としては最高の1日になります。

成功させるためにもまず会場に余裕を持って到着して参加者が集まるのを待ちましょう。如何なる理由にせよ幹事が遅れてしまなどは考えられません

幹事が遅刻したりギリギリに来るようであれば、せっかく参加してくれた人を不安にさせたり気分を盛り下げてしまうことになります。

参加人数が多い場合は受付をお願いする

参加人数が数十人レベルになるのであれば受付を用意しておく必要があります

幹事は全ての参加者と挨拶や会話をすることになり事務的なことは一切出来なくなってしまうので、参加者の確認や会費の支払いなどの確認は誰か親しい人に受付をお願いした方が良いでしょう。

会費は事前に回収しておく

10人以上の集まりであれば事前に会計を済ませておいたほうが無難です。参加者の名簿も用意しておくと未回収の問題も避けられます。

後払いにしておくと、人が途中で帰ったり、支払わない人が居たりして計算が面倒になります。トラブルを避けるためにも先払いが原則です。

開始時刻を遅らせる場合は必ず参加者に伝える

参加者がある程度揃って予定の時刻が近づくと、いつ開会宣言をするのかの判断は幹事がしなければいけません。遅刻者を待つ場合などは予定時刻になった際に「5分後にはじめます」などの方針を参加者に伝える事で変に間延びしてしまうことが防げます。

何も伝えないと参加者は不安になるのでどのような場合でも開始時刻を過ぎるような場合は情報必ず伝えるようにしましょう。

連絡の取れる場所に居る

当日は参加者に何が起きるか分りません。急に都合が悪くなって参加できなくなったり遅刻したり、集合場所がわからなくなってしまったりなどが普通にあります。

何かあった時の連絡先は幹事になります。その幹事に連絡が取れないとなると場合によっては集まり自体が台無しになるような自体を招く事にもなってしまいます。

必ず連絡の取れる場所に居て、連絡があった場合はすぐに気付けるようにしておきましょう

開会の挨拶

幹事が乾杯を宣言するまで基本的に参加者は飲み物すら飲むことができません。頃合いを見計らって乾杯の挨拶をしましょう。

何を話すかはそれぞれですが参加者への感謝の気持ちは必ず伝えましょう。特に少人数の集まりの場合は締めの挨拶は無い場合が多いので参加者への感謝の気持ちは最初にしておいた方が良いと思います。挨拶は堅苦しくなく、ざっくばらんに手短に済ませられるのが理想です。

挨拶に含める内容は

● 簡単な自己紹介
● 会の趣旨
● 参加者等への感謝
● 乾杯

あたりが含まれていれば綺麗にまとまると思いますが、堅苦しくなる必要は全くありません。

最中の幹事の仕事

仲介役に徹する

開始してしまえば、ようやく一息落つけるようになりますが人数が多い場合は参加者同士を繋げる仲介役に徹する必要があります。

というのもパーティなど不特定多数の集まりの場合「ぽっち」になってしまう人も出てきます。なかなか場に馴染めない人も居るのです。特に元からグループが決まっていたりすると、その人達だけで固まってしまいがちなので、場の淀みともいうべき、温度差がなるべくないように、あらゆる人をあらゆる人に紹介するくらいの気持ちで動く必要があるのです。

特に単体で参加して場に馴染めていない人達をきちんとフォローできるの人は幹事しかいないのですから、しっかりと全体に目を通して浮いている人が居ないかをチェックするようにしましょう。事実、パーティーなどに参加する際に参加者が一番気になり、恐れているのは「ぽっち」になってしまうことなのです。

幹事はほぼ全員と知り合いなわけですし誰とでも面識があるのも幹事だけです。もしも面識がない人がいた場合でも「私が幹事です」と自己紹介すれば相手は簡単に受け入れてくれます。知らない誰かから話しかけられるとすぐに警戒してしまうような人でも幹事だとすぐに心を開いてくれます。幹事から紹介された人なら安心感があり、見知らぬ人どうしでもコミュニケーションがしやすくなります。集まりにおいては幹事はどんな人に話しかけても受け入れられる特別な存在なのです。

そのパワーを利用して一人でぽつんとなってしまった人をフォローして誰かに紹介してあげることで人と人とを繋げていくのです。これが出来るか出来ないかで、集まりが成功するか失敗するかが決まると言っても過言ではありません。

締めの挨拶

小さな集まりの場合は締めの挨拶は必要ない場合がほとんどですが大人数の場合は収集がつかなくなるので締めの挨拶が必要になります。なぜならば、締めの挨拶をしないと撤収の時間になってもダラダラと居続けようとする人が多いのです。締めの挨拶ができれば、気持ちを切り替えられるのでお店からの退散もスムーズになります。

二次会などを用意している場合は、締めの挨拶の時が告知タイムでもあるので、挨拶のついでに二次会等の案内もするようにしましょう。

幹事のやり方まとめ

基本的には以上のような流れで幹事の仕事は進行します。小さな集まりでも予期せぬトラブルは発生するものですし、参加だけする人と比べるとかなり忙しくなってしまいますが、幹事は大変な分、メリットも沢山あるのです。

幹事は「ぼっち」にならない

幹事はいつでも集まりの中心にいることができます。パーティや飲み会などで「ぽっち」になってしまうのは非常に辛いですし、一度気分が落ちてしまえば他のグループを探して輪の中に加わろうとするのはも難しくなります。しかし幹事の場合はどんなタイミングでどんなグループに飛び込んでもウェルカムな感じで迎え入れられます

幹事こそが集まりの神様であり、王様なのです。

幹事は感謝される

集まり自体が楽しく終了すれば多くの人から感謝されるのも幹事です。「また呼んでください!」などと言われれば、それ以上の喜びはありません。

幹事は有名人

集まりが大規模になればなるほど、知らない人も増えてきますが、幹事のことは誰もが知っています。なので誰でも気さくに話しかけることができます。時として自分のことを芸能人とでも思っているかのように緊張して話せなくなる人や、羨望の眼差しを受けたりすることもあります。

幹事は退屈しない

幹事は話が苦手な人でも務まります。というのも幹事は参加者に挨拶しているだけで時間が過ぎるのです。参加者が20人入れば、一人と5分話すだけで2時間過ぎてしまいます。100人規模の集まりであれば、ゆっくり話す時間さえありません。

幹事じゃないと得られない達成感がある

幹事をやるとその集まりへの情熱や思い入れが大きくなります。成功させれば誰も味わえないような特別な達成感が得られます。

これはハマってしまうとクセになりそうな高揚感でして幹事を引き受けたりするような人はこの達成感を得られるからこそ幹事を自ら進んでやりたがるのだと言っても過言ではないと思います。

幹事のすすめ

最初は誰でもうまく取り仕切ることができなかったり、人を誘うこと自体にプレッシャーを感じたりして、大変な思いをすることの方が多いかもしれませんが、回数を重ねて要領が良くなればそれほど難しいものではなく、大変さよりも楽しさの方が大きくなってくるはずで、繰り返し幹事をやっていればそのうち大人数の集まりの幹事でも気軽にできるようになるものです。

幹事をやる上でもっとも怖いのは失敗することかもしれませんが、多くの人にとって人が集まること自体が楽しいと感じるものなので、あまり難しく考えずに大きなミスをしないことだけを考えれば、多くの場合は成功するものですから気軽にチャレンジしてみることをおすすめします。

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