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幹事のやり方〜宴会やパーティの開き方〜

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幹事のやり方

飲み会やパーティは楽しいものですが幹事をしたことありますか?

幹事は誰もがやりたがらないですが僕は幹事は楽しい役割だと思っています

確かに幹事は事前の準備や会場での気配りなどいろいろと大変ではありますが、幹事には大変さだけではなくメリットもいろいろと有ります。

例えば、集まりが盛り上がり成功した時にはみんなから感謝されたりすると「やって良かったなぁ」と思える充実感は幹事をやった人間にしか得られない喜びです。

僕自身、いろいろな集まりの幹事を経験してきました。
小規模なサークルの飲み会はもちろんですが、大規模なものだと100人を超すようなパーティを開催したこともありました。

実際問題で幹事は慣れてしまえばそれほど大変なことではありません。

ただ、集まりの責任者にもなる関係から、不手際や粗相が無いようにとそれなりに気を遣うものですし、集まりの成功も失敗も幹事次第なところがありますから幹事をやりたがらない人は多いですよね。

しかしながらどうしても幹事をやらなければいけなくなってしまったりすることがあります。
例えば大切な友達や同僚の結婚式の二次会もありますし、誰かのためにパーティや送別会などを開催してあげたいなと思うこともあるでしょう。

そんな人達のために少しでも参考になればと、僕が今まで幹事を何度となく執り行ってきた中で得た幹事の基本的なやり方をまとめておこうと思います。

幹事のお仕事

幹事がやるべき基本的な仕事は下記のようになります。

理由のある集まりを企画する

まず集まりを企画します。

どのような集まりにしたいのか?
何のための集まりなのか?

など集まりの理由を明確にするのです。

例えば誰かの送別会とかお祝いなどはよくある理由になります。

ただ飲んで騒ぎたいだけでも構いませんが他の人達へ飲み会を呼びかける際には大義名分となる明確なテーマがあった方が声をかけやすく人も集まりやすいのです。

なぜなら参加者はテーマがあることでそれが参加する理由になるからです。理由がなければ人は動かないものなのです。

例えば僕のような子育世代だと独身時代のように飲み会に自由に参加できるわけではありません。奥さんにお伺いを立てないといけないので、大義名分となる理由の有無が非常に重要になってくるのは言うまでもありません。

逆に考えても許可を与える立場で考えても、明確な理由があればそれが何であれ許可する理由になるのです。

集めたい人を考える

集まりを開催するにあたって誰を呼ぶかは幹事の裁量です。

まず先行して決めなければいけないのはその集まりに欠かせない主要な人物のスケジュールを選出して彼らのスケジュールを優先して確実に出席してもらうようにすることです。

何故なら集まりの質は参加者によって左右されるからです。
主要なメンツを押さえておけば他の人を誘う際にも誘いやすくなります。

集まりに誘った時に「他に誰が来るの?」という質問をされた時にも主要なメンツを押さえておけば良い手応えが得られます。

なので集まりを企画する際には必ず呼びたい人や呼ばなければいけない人たちへ相談します。

できるだけ早い段階で相談をして話を通しておけば主要な人物が欠けるというリスクが減らせます。

あわよくば主要メンバーと一緒に集まりを計画するくらいのノリがあれば非常に心強いですしとんとん拍子で事が運びやすくなり、結果として大成功になる可能性が高くなるのです。

都合の良い場所と時期を考える

企画が決まっても日程が決まらないと前に進まないので日程をさっさと決めてしまいます。

効率の良い決め方は、まずはおおまかな時期を設定します。
秋頃とか10月ごろなど、ザックリとした予定で構いません。
そうして絞り込んでいくのが良いのです。

主要な参加者と日程と場所について相談しながら決めます。
主要な参加者の予定を確認して問題がなければ、候補日程をいくつか指定して都合の良い日を絞り込んでいきます。

全員の予定がうまく空いているようであればその日程で決めてしまえばよいわけですが、大抵の場合は誰かは都合悪かったりします。

そんな時には既に入っている予定の内容を調整できないか相談して見たりしてなるべく多くの人が参加できる日程で調整を行います。

どうしても予定が調整できない場合は時期を変えて予定を組み直すか都合が悪い人には泣いてもらうしかありません。その代わりまたの予定の時にはその人の都合を優先してあげれば良いでしょう。

会場の選定

お店の予約の必要はまだありませんが予算や参加者を考慮しつつ候補を絞り込むようにします。

会場やお店選びで考えるべきポイントは以下の通りです。

テーマに則した場所か?

ざっくばらんな集まりなのにフォーマルな場所を設定してはいけません。
逆にフォーマルな集まりなのにガヤガヤするような場所も良くありません。

場所選びの基本として集まりの趣旨と面子に応じた場所の設定をするのが望ましいです。

予算に問題は無いか?

集まりの種類や年齢層に応じて予算はかなり変わると思います。

例えば、年配者の場合は金額よりも内容を重要視する人が多いでしょうし、若者の場合は、安ければ安い方が良いと考える人が多いと思われます。

考えればキリがないわけですが、僕の場合は5,000円を超えない程度を目安にしています。そのあたりであれば、極端に高いわけでもないですし、料理なども極端に安っぽいものが出てこなくなり、幅広い年齢でほぼ問題がなくなる内容になると思います。

また、5,000円くらいの予算の店になると安定した雰囲気と料理になりますが、どの店も似たり寄ったりのお店になります。違いは料理のジャンルくらいで特に特徴もありません。特にチェーン居酒屋などであればどこを選んでも違いがほとんどないのでお店選びに頭を悩ますことがなくなります。要するにどこでも良いのです。

アクセスしやすい場所か?

どこか特定のお店の美味しい料理を食べに行くなど、そのお店に行くこと自体が目的の集まりとかではない限り、基本的には参加者みんながアクセスしやすい場所から選定します。

東京であれば、新宿や池袋、渋谷、銀座あたりなど人が集まりやすい場所を中心に考えます。

ポイントとしてはそれらの大きな街を避けて隣の駅を選ぶことです
新宿を例に挙げると、隣の代々木や大久保、高田馬場あたりを選択した方が人も少なく個性がはっきりしたお店が多くなるからです。

なので、僕が場所を設定する場合は、新宿や渋谷、六本木などアクセスしやすい場所を基本に考えて、その周辺の繁華街を選びます。例えば、高田馬場や、恵比寿、麻布十番あたりを選択することが多いです。

その他の参加者への連絡

日程と場所がほぼほぼ決定したらその他の参加者への連絡を始めます。

集まりの目的と既に決定した日程と時間、大まかな予算などを連絡して仮の出欠の確認を募ります

返答までの期限を付けないと連絡率が悪くなるので必ず期限を切りましょう

とりあえず仮の出欠確認ですがだいたいの参加人数が把握できるようになります。

幹事としては全員の参加を目指したいところですが必ず参加できない人や連絡が無い人が出てきます。しかし日程をズラしたところで同じような結果になるので、この段階での日程変更はしないものとして考えます。

「今回は残念!またよろしくね!」ということで切り捨ててしまうのです。

店の予約

日程とだいたいの参加人数も決定したらいよいよお店の予約です。

お店の予約はなるべく早めにするのが鉄則です。
一ヶ月前であれば大抵のお店であれば大丈夫と思います。

少人数の場合や日程を決めてから予約する流れで問題ありませんが、大人数の場合は日程を決定する前にお店側に相談してお店にとっても都合の良さそうな日程を確認してから決定するという流れにした方がスムースになるかもしれません。

また年末年始や歓送迎会の多い春などは一ヶ月前の予約でも間に合わないこともあるのでたとえ少人数でも余裕を持った段取りが必要です。

全員への連絡

お店の予約が完了したら参加予定者全員への連絡をします。

この時点で確定的な出欠確認の返事を募ります。
前の段階で参加確認をある程度しているので参加出来ない場合だけ返事をもらうようにしても良いかもしれません。期日を切るのを忘れずに。

幹事から参加者に伝えるべき事項

● 集まりの趣旨(テーマ)
● 日時
● 場所
● 予算
● 服装について

参加者に概要を伝える際にはお店のWEBサイトなどの情報があれば載せておくと良いでしょう。

出席できなくなった場合や参加者が増えそうな場合は「◯日前までに連絡下さい」などの連絡事項もあると良いでしょう。

以上が計画の立て方と予約の方法についての基本です。

開催までのトラブル対応

日程も決まり、お店も決めて、参加者も決まったらあとは開催日を待つだけです。
しかし開催までの間にいろいろなトラブルが発生するものです。
幹事はそのトラブルを処理する必要があります。

参加人数の変動

急な用事や体調不良など予期せぬ事態で参加予定の人が欠席になることがあります。
逆に「友人も誘いたいんだけど良いかな」などで増えてしまうことが必ずあります。

幹事としてはイライラしてしまう要素ではありますが、参加に躊躇している人などは直前で断ってくることも多々ありますし普通のこととして考えておく必要があります。

急な不参加に対しては人にはそれぞれ都合があることを理解してイライラしたり相手を責めたりしないようにしましょう。人数の増減は必ずあることとして受け入れることが大切です。

当日ギリギリとかでないかぎりはお店側に逐一連絡すれば人数の変更は大抵の場合は受け入れて貰えます。仮に当日だったとしてもお店全体で考えれば予約者の人数の増減は日常なので、数人の変動であれば臨機に対応してもらえる場合がほとんどなので人数が減ることに対してはそれほど心配は必要ないと思います。

もちろんお店側にも料理の準備などの都合がありますから当日の変動はなるべく避けて早めの連絡をすることが重要です。

人数が増えそうな時もお店に確認することが重要ですが人数が減るのとは違い人数が増える時にはお店側が受け入れられないこともあります。数人増える程度であれば席を詰めるなど客の側がお店に配慮することで受け入れられたりもします。

遅刻の問題

待ち合わせ場所に約束の時間通りに来る人がほとんどだと思いますが中には遅れる人もいます。
幹事としてはお店の予約時間との兼ね合いから大幅な遅刻はかなりストレスに感じる部分なのでなるべく避けたいことですが、遅刻もありがちなトラブルの一つです。

遅刻への対応策としては

● 10分程度の遅刻を折り込んだ時刻での待ち合わせ時間にする。
● 遅れたら待てないので時間厳守ということを伝えておき実際に時間厳守で行動する。

ということが大切です。

開催日当日の幹事の仕事

幹事は遅刻厳禁

開催日当日は幹事が最も忙しい日になりますが最も輝く日でもあり幹事としては最高の1日になります。

会場に余裕を持って到着して参加者が集まるのを待ちましょう。
如何なる理由にせよ幹事が遅れてしまなどは考えられません

幹事が遅刻したりギリギリに来るようであれば、せっかく参加してくれた人を不安にしてしまいますし気分も下がってしまいます。

参加人数が多い場合は受付をお願いする

参加人数が数十人レベルになるのであれば受付を用意しておく必要があります

幹事は全ての参加者と挨拶や会話をすることになり事務的なことは一切出来なくなってしまうので誰か親しい人に受付をお願いした方が良いでしょう。

会費は事前に回収しておく

10人以上の集まりであれば会計が分らなくなるので事前に済ませておいたほうが無難です。参加者の名簿も用意しておくと未回収の問題も避けられます。

開始を遅らせる時は必ず参加者に伝える

参加者がある程度揃って予定の時刻になればいつ開会宣言をするのかの判断は幹事がしなければいけません。遅刻者を待つ場合などは予定時刻になった際に「5分後にはじめます」などの方針を参加者に伝える事で変に間延びしてしまうことが防げます。

何も伝えないと参加者は不安になるのでどのような場合でも情報は伝えるようにしましょう。

連絡の取れる場所に居る

当日は参加者に何が起きるか分りません。
急に都合が悪くなって参加できなくなったり遅刻したり、集合場所がわからなくなってしまったりなどが普通にあります。

何かあった時の連絡先は幹事になります。
その幹事に連絡がとれないとなると場合によっては集まり自体が台無しになるような自体を招く事にもなってしまいます。

必ず連絡の取れる場所に居て、連絡があった場合はすぐに気付けるようにしておきましょう

開会の挨拶

幹事が乾杯を宣言するまで基本的に参加者は飲み物すら飲むことができません。
頃合いを見計らって乾杯の挨拶をしましょう。

少人数の集まりの場合は締めの挨拶は無い場合が多いので参加者への感謝の気持ちは最初にしておいた方が良いと思います。
挨拶は堅苦しくなくざっくばらんに手短に済ませられるのが理想です。

挨拶に含める内容は

● 簡単な自己紹介
● 会の趣旨
● 参加者等への感謝
● 乾杯

あたりが含まれていれば綺麗にまとまると思います。

最中の幹事の仕事

紹介役に徹する

会が始まってしまえば幹事の仕事は終了してようやく一段落つけるようになりますが人数が多い場合は紹介役に徹する必要があります。

というのもパーティなど不特定多数の集まりの場合「ぽっち」になってしまう人も出てきます。そういう人達をきちんとフォローできるの人は幹事しかいないのです。

パーティーなどに参加する際に参加者が一番気になるのは「ぽっち」になってしまうことなのです。

幹事はほぼ全員と知り合いなわけですし誰とでも面識があるのも幹事だけだからです。もしも面識がない人がいた場合でも「私が幹事です」と自己紹介すれば相手は簡単に受け入れてくれます。

知らない誰かから話しかけられると警戒してしまうような人でも幹事から紹介された人なら安心感があり、見知らぬ人どうしでもコミュニケーションがしやすくなります。
幹事はどんな人に話しかけても受け入れられる特別な存在にななのです。

そのパワーを利用して一人でぽつんとなってしまった人をフォローして誰かに紹介してあげることで人と人とを繋げていくことができます。

締めの挨拶

小さな集まりの場合は締めの挨拶は必要ない場合がほとんどですが大人数の場合は収集がつかなくなるので締めの挨拶が必要になります。

締めの挨拶をしないとダラダラと続いてしまいますが締めの挨拶があればお店からの退散もスムーズになります。

二次会などを用意している場合は締めの挨拶は告知タイムでもあるので集まり終了後に参加者が迷わないようにしっかりと告知しておきましょう。

幹事のやり方まとめ

基本的には以上のような流れで幹事の仕事は進行します。

小さな集まりでも予期せぬトラブルは発生するものですし、幹事はただ単に参加する人と比べるとかなり忙しくなってしまいます。

しかし幹事はいつでもあつまりの中心にいることができます。
普通に参加した集まりなどで「ぽっち」になってしまった場合、グループを探して輪の中に加わろうとするのは難しい気がしますが、幹事の場合はどんなグループに飛び込んでもウェルカムな感じで迎え入れられます

さらに集まり自体が楽しく終了すれば多くの人から感謝されるのも幹事です。また、幹事をやるとその集まりへの情熱や思い入れは大きくなりますし終わった後は他の人では味わえないような特別な達成感が得られます。

これはハマってしまうとクセになりそうな高揚感でして幹事を引き受けたりするような人はこの達成感を得られるからこそ幹事を自ら進んでやりたがるのだと言っても過言ではないと思います。

最初は誰でもうまく取り仕切ることができなかったりして失敗してしまったりもしますが、回数を重ねれば要領が分って来くるものですし、多くの人にとって人が集まること自体が楽しいと感じるものなので余程のチョンボをしないがないかぎりは集まりが失敗に終わることもないと思います。

また、人を誘いなれていない時は参加してくれるかどうかがすごく不安ですし参加不参加のお伺いの連絡もしづらかったりで心理的な重圧もありますが、いつの間にか気軽に誘えるようになります。繰り返し幹事をやっていればそのうち大人数の集まりの幹事でも気軽にできるようになるものです。

幹事をすることでコミニュケーション能力も向上します。
自分が幹事でない集まりの場合はもちろん集まり以外の社会生活の場でも大いにに役立つものと思いますので幹事に是非チャレンジしてみることをおすすめします。

是非チャレンジしてみてください。

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