幹事のやり方〜宴会の開き方〜

公開日: 生活

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幹事をしたことありますか?
幹事って楽しい役割だと思っています。

いろいろと段取りなどが大変ではありますが、幹事には大変さだけではなくメリットもいろいろと有り、成功したときに、みんなから「またやろうね」と言われたり、感謝されたりすると「やって良かったなぁ」と思えたりする充実感は、幹事をやった人間にしか得られない喜びです。

僕自身の話をすれば、子供が産まれてからは、家の事が中心になってしまっているため、飲み会やパーティを開くということは、独身時代に比べてかなり機会が少なくなってしまった僕ですが、独身時代は身内の小規模な飲み会に始まり、最終的には100人規模のパーティを開催したりしていました。

幹事はやり慣れてしまえば、それほど大変なことではありませんが、集まりの責任者にもなる関係から、不手際や粗相が無いようにと、それなりに気を遣うものですし、集まりの成功も失敗も幹事次第なところがありますから、世の中的には、幹事を積極的にやりたいと思う人よりも、やりたがらない人の方が多いのかもしれません。

しかしながら、諸事情でどうしても幹事をやらなければいけなくなってしまったり、誰かのための「誕生日会」や「お別れ会」などを開催してあげたいなと思うこともあるでしょう。

そんな人達のために、少しでも参考になればと、僕が今まで幹事を何度となく執り行って来たなかで得た、基本的な幹事のやり方をここにまとめておこうと思います。

幹事のお仕事

幹事がやるべき基本的な段取りは下記のようになります。

step1:集まりを企画する

まず集まりを企画します。どのような集まりにしたいのか、何のための集まりかを、おおまかで良いので決定します。

例えば、誰かの送別会とか、お祝いとか。
ただ飲みたいだけでも構いませんが、他の人達へ飲み会を呼びかける際には、大義名分となる明確なテーマがあった方が良いと思います。

漠然とした理由で集まるよりはしっかりとした目的やテーマがあったほうが、参加率が高くなるものです。なぜなら、参加者はテーマがあることで、それを理由に参加する動機になるからです。

僕のような子育てしている身分などは、飲み会一つに参加するのにも独身時代のようにはいかず、奥さんにお伺いを立てないといけないので、この理由が非常にじゅうようになってくるのです。

step2:集めたい人(主要)を考える

集まりを開催するにあたって誰をどの範囲まで呼ぶかは幹事の裁量ですが、まず先行して決めなければいけないのは、その集まりに欠かせない人物のスケジュールを優先して、確実に出席してもらうようにすることです。

何故なら、集まりの質は参加者によって左右されるからです。主要なメンツを押さえておけば、その他の人を誘う際にも「他に誰が来るの?」という時にも、リアクションが変わってきます。

まずは、必ず呼びたい人、必ず呼ばなければいけない人たちへ、集まりの計画を相談します。できるだけ早い段階で相談をしたりして話を通しておけば、余程のことが無い限り、主要な人物が欠けるというリスクがかなり減ります。あわよくば主要メンバーと一緒に集まりを計画するくらいのノリがあれば、サポートとして非常に心強いですし、良い結果につながると思います。

step3:都合の良い場所と時期を考える

主要な参加者が決まれば、日程と場所について、主要な参加者と相談しながら決めます。

効率の良い決め方は、まずは「秋頃」とか「11月頃」などのおおまかな時期を設定します。そこで主要な参加者の予定を確認して問題がなければ、その範囲で、候補日程をいくつか指定して、都合の良い日を選択してもらいます。

この時、全員の予定がうまく空いているようであれば、その日程で決めてしまえばよいわけですが、誰かが都合悪くなるのがよくあるパターンです。そんな時には、既に入っている予定の内容を確認したり、都合が付けられないかを確認したりします。

結婚式などどうしても動かせない予定があるのであれば、他の人物とも相談して、予定を調整していきます。どうしても予定が調整できない場合は、都合が悪い人が少ない日程で決定します。

幹事が日程調整でいろいろと掛け合ってくれている状況を知っていれば、相手はすぐに理解してくれると思います。

step5:会場の選定

まだお店の予約は必要ありませんが、予算や参加者を考慮しつつ候補を絞り込むようにします。

考えるポイントは以下の通りです。

テーマに則した場所か?

ザックバランな集まりなのにフォーマルな場所を設定してはいけません。逆にフォーマルな集まりなのにガヤガヤと込み合う場所は適した場所とは言えません。

集まりの趣旨と、面子に応じた場所の設定をするのが望ましいです。

予算に問題は無いか?

集まりの種類や年齢層に応じて予算はかなり変わると思います。

例えば、年配者の場合は金額よりも内容を重要視する人が多いでしょうし、若者の場合は、安ければ安い方が良いと考える人が多いと思われます。

考えればキリがないわけですが、僕の場合は5,000円を超えない程度を目安にしています。そのあたりであれば、極端に高いわけでもないですし、料理なども極端に安っぽいものが出てこなくなり、幅広い年齢でほぼ問題がなくなる内容になると思います。

また、5,000円くらいの予算の店になると、どの店も似たり寄ったりの雰囲気と料理になってきます。違いは料理のジャンルくらいになりまから、参加者に応じて和食や洋食など、適した料理を選択するのが良いと思います。チェーン居酒屋などであれば、どこを選んでも料理、雰囲気とも違いがほとんどないので、予約出来る店を適当に予約して良いと思います。

アクセスしやすい場所か?

どこか特定のお店の美味しい料理を食べに行くなど、そのお店に行くこと自体が目的の集まりとかではない限り、基本的には参加者みんながアクセスしやすい場所から選定します。

ポイントとしては、都心であれば新宿などを選択する場合、新宿は案外広く、お店が多い割りに変化が少ないのですが、隣の代々木や大久保、高田馬場あたりを選択した方が、人も少なく、個性がはっきりしたお店が多くなるように思います。

なので、僕が場所を設定する場合は、新宿や渋谷、六本木などアクセスしやすい場所を基本に考えて、その周辺の繁華街、例えば、高田馬場や、恵比寿、麻布十番あたりを選択することが多いです。

step6:その他の参加者への連絡

次に、その他の参加者への連絡です。

集まりの目的と、既に決定した日程と時間、大まかな予算などを連絡した後、仮の出欠の確認を募ります。返答までの期限を付けないと連絡率が悪くなるので、必ず期限を切りましょう。

とりあえず仮の出欠確認ですが、だいたいの参加人数が把握できるようになります。

全員の参加を目指したいところですが、現実的ではなく、日程をズラしたところで同じような結果になるので、この段階での日程変更はしないものとして考えます。

step7:店の予約

日程も、参加人数も決定したら、次はお店の予約です。

お店の予約はなるべく早めにするのが鉄則です。特に人数の多い集まりなどの場合は要注意ですので、大人数の場合は、日程決定前に、お店側に相談して、都合の良さそうな日程を確認してから決定するという流れにした方がスムースなことがあります。

また、年末年始、春など宴会が多く開かれる時期は一ヶ月前の予約では間に合わないこともあるので、たとえ少人数でも余裕を持った段取りが必要です。

step8:全員への連絡

お店の予約が完了したら、参加予定者全員への連絡をします。
この時点で確定的な出欠確認の返事を募ります。前の段階で参加確認をある程度しているので、参加出来ない場合だけ返事をもらうようにしても良いかもしれません。期日を切るのを忘れずに。

伝えるべき事項

・集まりの趣旨。
・日時
・場所
・予算

伝える際にお店のWEBサイトなどの情報があれば載せておくと、お店の雰囲気で服装をどうしたら良いかが判断できますし、お店までの行き方も分ります。
出席できなくなった場合や、参加者が増えそうな場合は◯日前までに連絡下さい、などの連絡事項と、最後によろしくお願いします的な挨拶があれば良いでしょう。

開催までのトラブル対応

日程も決まり、お店も決めて、参加者も決まったらあとは開催日を待つだけですが、開催までの間にいろいろなトラブルがある場合があります。幹事は、そのトラブルを処理する必要があります。

参加人数の変動

人数が増えるほど、急な用事や体調不良など、予期せぬ出来事で当初の参加予定者が参加出来なくなったり、逆に「友人も誘いたいんだけど良いかな」などで増えてしまうことが必ずあります。

まずは、急な不参加に対して、人にはそれぞれ都合があることを理解して、イライラしたり、相手を責めたりしないようにしましょう。人数の増減は必ずあることとして受け入れることが大切です。

当日ギリギリとかでないかぎりは、お店側に連絡すれば、人数の変更は大抵の場合受け入れて貰えますし、集まり自体も成り立つものです。仮に当日だったとしても、お店全体で考えれば、予約者の人数の増減は日常なので、数人の変動であれば、臨機に対応してもらえる場合がほとんどと思うので、それほど心配は必要ないと思います。

遅刻の問題

待ち合わせ場所に約束の時間通りに来る人がほとんどだと思いますが、中には遅れることが平気な人もいます。また、当日の交通状況などやむおえない理由で遅れてしまう人もいます。

幹事としては、お店の予約時間との兼ね合いから、大幅な遅刻はかなりストレスに感じる部分なので、なるべく避けたいことですが、ありがちなトラブルの一つです。

対応策としては
・10分程度の遅刻を折り込んだ時刻での待ち合わせ時間にする。
・遅れたら待たないので時間厳守ということを伝えておき、実際に時間厳守で行動する。

ということが大切だと思います。

当日の仕事

幹事が最も忙しく、最も輝く日が、集まり開催の当日です。

会場または集合場所に余裕を持って到着して、参加者が集まるのを待ちましょう。如何なる理由にせよ、幹事が遅れてしまって不在などは考えられません。

参加人数が数十人レベルになるのであれば、受付をしてくれる人を用意しておく必要があります。幹事は全ての参加者と挨拶や会話をすることになるので、事務的なことは一切出来なくなってしまうからです。10人以上の集まりであれば、会計が分らなくなるので事前に済ませておいたほうが無難です。

参加者がある程度揃って、予定の時刻になれば、遅刻する人を待つとか、スタートを切るのかの判断は幹事がしなければいけません。いずれにしても、予定した時刻になれば方針を参加者に伝える事で、変に間延びしてしまうことが防げます。

連絡の取れる場所に居る

当日は何があるか分りません。何かあった時の連絡先は幹事になります。その幹事に連絡がとれないとなると、場合によっては集まり自体が台無しになるような自体を招く事にもなってしまいます。

必ず連絡の取れる場所で、連絡があった場合は、すぐに気付けるようにしておきましょう。

開始の挨拶

幹事が挨拶をして乾杯を宣言するまで、基本的に参加者は飲み物すら飲むことができません。

頃合いを見計らって、乾杯の挨拶をしましょう。少人数の集まりの場合は、締めの挨拶は無い場合が多いので、参加者への感謝の気持ちは最初にしておいた方が良いと思います。

挨拶は堅苦しくなく、ざっくばらんに手短に済ませられれば理想です。

挨拶に含める内容は
・簡単な自己紹介
・会の趣旨
・参加者等への感謝
・乾杯

集まりの最中

始まってしまえば、ほぼ幹事の仕事は終了して、ようやく一段落つけるようになりますが、人数が多い場合は、紹介役をつとめる必要があります。

というのも、パーティなど不特定多数の集まりの場合、「ぽっち」になってしまう人も出てきます。そういう人達をきちんとフォローできるのは幹事しかいません。なぜなら、幹事はほぼ全員と知り合いなわけですし、誰とでも面識があるのも幹事だけだからです。もしも面識がない人がいたでも「私が幹事です」と宣言すれば、相手は簡単に受け入れてくれます。

幹事から紹介された人なら安心感がありますから、見知らぬ人どうしでもコミュニケーションがしやすくなります。幹事にはそんなパワーがあるわけです。パーティーなどに参加する際に一番気になるのは「ぽっち」になってしまうことで、そこを幹事がしっかりとフォローしてくれるのならば、安心してパーティーに参加できます。また、このフォローをするかしないかで、参加者の感想も大きく変わって、今後集まりを企画した際の参加率にも影響が出てできます。なので、ぽっちになった人を見つけたら、紹介役に徹しましょう。

締めの挨拶

必要な場合は、締めの挨拶を、適当なタイミングを見計らってした方が良いでしょう。ダラダラと続いてしまいそうな集まりで、お店の予約時間をオーバーしそうな時は、締めの挨拶で締めくくるとお店からの退散もスムーズになります。

二次会などを用意している場合は、締めの挨拶は告知タイムでもあるので、集まり終了後に参加者が迷わないようにしっかりと告知しておきましょう。

清算について

最初から会費が決まっている場合は、最初に回収しておいた方が、酔っ払ったりする前なので、抜かりもなくて良いと思います。後からの清算はグダグダになってしまったり、大きく金額が合わないなどの問題が出やすいものだからです。

少人数の場合はどちらでも良いと思います。

幹事のやり方まとめ

基本的には以上のような流れで幹事の仕事は進行します。
小さな集まりを開くにしても、何かと予期せぬトラブルは発生するものですし、イベント的にするなら裏準備などで、ただ単に参加する人と比べると、かなり忙しくなってしまいます。

しかし、幹事をやると、その集まりへの情熱や思い入れは大きくなりますし、終わった時の達成感というものを味わえます。加えて、幹事は常に集まりの中心に居るようになりますから、人気者のポジションでいられます

普通に参加した集まりなどで、ぽっちになってしまった場合、グループを変えて、別の輪に加わろうとしても、ちょっと抵抗感があったりするものですが、幹事の場合は、どんなグループに飛び込んでもウェルカムな感じで迎え入れられます。まさにヒーロー状態になるのです。

さらに集まり自体が楽しく終了すれば、多くの人から感謝されるのも幹事です。

そんなわけで、集まりを開催した後の充実感がかなり得られるが幹事というポジションなのです。これはハマってしまうとクセになりそうな高揚感でして、毎度、幹事を引き受けたりするような人は、得られるからこそ幹事を自ら進んでやりたがるのだと思います。僕自身もそれが楽しくて幹事をすすんで引き受けていたものです。

幹事というものは、大変ではありますが、それ以上に、楽しい事も多く、やりがいがあるものだと僕は思います。

最初は誰でもうまく取り仕切ることができなかったりして失敗してしまったりもしますが、回数を重ねれば要領が分って来くるものですし、人が集まる=楽しい、という原則があるので、余程のチョンボをしないがないかぎりは失敗に終わることもないと思います。

また、人を誘いなれていない時は、参加してくれるかどうかがすごく不安で連絡しづらかったりも心理的な重圧もありますが、いつの間にか気軽に誘えるようになり、大人数の集まりの幹事をやるようになったりするものです。

気が付くとコミニュケーション能力もかなり向上していたりして、自分が幹事でない集まりの場合はもちろん、集まり以外の社会生活の場でも大いにに役立つものと思います。

というわけなので、幹事に是非チャレンジしてみてください。得られるモノはきっといろいろあると思います。

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